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2. Mai 2020

Die Sache mit der To Do Liste - Eine Anleitung



Du möchtest organisierter sein, doch scheiterst andauernd an der selben Frage: „Wie soll ich nur anfangen?“ Die Vorgehensweise ist immer gleich: Zunächst geht es darum, einen Überblick über deine aktuelle Situation zu bekommen. Dazu benötigst du Stift und Papier. Du schreibst alle Aufgaben und Termine auf. Die Reihenfolge ist erstmal egal, es geht im ersten Schritt um Vollständigkeit. Wir arbeiten vom Groben ins Feine.



Warum aufschreiben?

1. Schreibe ALLE Aktivitäten/To Dos auf, die dir einfallen. Beginne im privaten Bereich. Mit "Alle" meine ich wirklich alles querbeet: Haushalt, Erledigungen, Projekte, Aufgeschobenes, Reparaturen, etc. Alles, was du TUN musst und möchtest. Du kannst hierfür eine vorgefertigte To Do Liste zur Hand nehmen oder einfach ein weißes Blatt Papier. Professionelle To Do Listen haben meist den Vorteil, dass die Strukturierung der Aufgaben im nächsten Schritt leichter fällt, da du sie kategorisieren kannst.

2. Schreibe auf einem separaten Blatt alle Termine auf, die dir einfallen.

3. Ergänze deine 2 Listen fortlaufend, indem du nach versteckten To Dos und Terminen suchst. Lauf durch deine Wohnung und sieh dich um: Was ist noch zu tun? Schreibe es auf. Sieh deine Handtasche und dein Portemonnaie durch: Verbergen sich dort Notizen mit Terminen? Dein Schreibtisch ist mit Sicherheit auch eine Fundgrube: Gibt es Papierstapel oder Post-its mit wichtigen Informationen? Sieh all deine Unterlagen durch und schreibe alles auf.

Wie du dir vorstellen kannst, nimmt dieser Schritt etwas Zeit und Geduld in Anspruch. Dir werden nicht auf Anhieb alle To Dos und Termine einfallen oder über den Weg laufen. Nimm dir eine Woche Zeit und fokussiere dich darauf, in dieser Woche deinen Überblick fertig zu stellen.

4. Termine eintragen: Wenn deine Listen komplett sind, geht es darum, die To Dos und Termine zu strukturieren. Am leichtesten geht das mit den Terminen: Nimm dir deinen Kalender zur Hand und trage alle Termine ein. Wichtig ist, dass du den Kalender ab sofort auch aktiv nutzt. Das bedeutet, du siehst dir jeden Tag deine Tagesübersicht an und wirfst jeden Sonntag einen Blick auf die bevorstehende Woche.

5. To Dos ordnen: Für deine To Dos brauchst du eine sinnvolle Struktur, sodass du Kategorien schaffen kannst, um mehrere Aufgaben am Stück zu erledigen. Auch musst du Prioritäten setzen, um entscheiden zu können, in welcher Reihenfolge du die Aufgaben abarbeitest.


Folgende Kategorien sind sinnvoll:

  • Büroarbeiten: Alle Aufgaben, die du per Mail, Telefon, Brief oder am PC erledigen kannst.
  • Erledigungen: Alle Aufgaben, für die du das Haus verlassen musst.
  • Bezahlen: Alle Rechnungen und anstehenden Überweisungen.
  • Einkäufe: Dinge, die du entweder übers Internet oder in einem Geschäft besorgen musst.
  • Delegieren: Alle Aufgaben, die du nicht unbedingt selbst erledigen musst.

Prioritäten: Verleihe jeder Aufgabe eine Priorität:

  • A = Wichtig und dringend und/oder Erfolg bringend
  • B = Wichtig, aber nicht dringend
  • C= Nice to have oder sollte irgendwann mal erledigt werden


Lasse auf deiner To Do Liste hinter jeder Aufgabe Platz für ein Erledigungs-Datum und einen Erledigungs-Haken.

6. Wie bewältigst du nun den Berg an Aufgaben? Du brauchst ein festes Zeitfenster für die Abarbeitung deiner To Do Liste und das am besten jeden Tag. Nimm dir einen Wochenplan zur Hand und überlege dir, welche Aufgaben-Kategorie du an welchem Wochentag (zukünftig immer) erledigen möchtest. Plane für die nächste Woche gleich alle A-Aufgaben der jeweiligen Kategorie ein.

Das Wichtigste ist, dass du es schaffst, den Aufgabenberg schrumpfen zu lassen. Du brauchst daher auch ein System für alle Aufgaben, die neu hinzukommen. Am besten du erledigst neue Aufgaben sofort oder nimmst sie in deinen Erledigungsplan mit auf.



Zusammenfassung:

1. Schreibe alle To Dos ungeordnet auf.
2. Schreibe alle Termine ungeordnet auf.
3. Ergänze die Listen fortlaufend, bis du alles notiert hast.
4. Trage alle Termine in deinen Kalender ein und nutze ihn täglich.
5. Lege eine strukturierte To Do Liste an mit:

  • Beschreibung der Aufgabe
  • Priorität
  • Kategorie
  • Erledigungsdatum
  • "Erledigt"-Feld

6. Schaffe ein festes Zeitfenster in deinem Wochenplan, sodass du dich einmal wöchentlich um jede Kategorie kümmerst und diese Aufgaben am Stück erledigst.
7. Beginne mit den A-Aufgaben und ergänze neue Aufgaben unmittelbar.

Wenn du deinen privaten Überblick hast, kannst du mit dem selben System deine beruflichen To Dos und Termine in den Griff bekommen. Passe hierfür die Kategorien der To Do Liste an deine Aufgaben im Job an.



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THEMEN:

  • To Do
  • Kalender
  • Planner
  • Organizer
  • Wochenplan
  • Anfangen

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